HFC Expert Kft. Etikai és Üzleti Magatartási Kódex
Az Ügyvezető üzenete:
Az etikus magatartás iránti elkötelezettségünk és a szilárd etikai alapok a HFC Expert Kft. működésének egyik legfontosabb elemei. Elkötelezettek vagyunk a korrekt, etikus, kultúrán és megfelelésen alapuló üzleti működés mellett.
Hosszú távon csak úgy nézhetünk szembe a versenypiac kihívásaival, ha mind személyesen, mind vállalatként erkölcsi felelősséget vállalunk elveinkért. Munkatársaink tevékenységük során mindig kötelesek törvényesen, etikusan és a HFC Expert Kft., valamint szerződött megbízóink érdekeinek megfelelően eljárni.
Köszönetet mondunk értékeink megtartásáért és annak támogatásáért. Ez nem csak azt jelenti, hogy gondosan megalkotott, tisztességesen árazott és magas minőségű termékeket és szolgáltatásokat kínálunk, hanem azt is, hogy mindig szem előtt tartjuk a tisztességességet és becsületességet.
Csak olyan szállítótól szerzünk be anyagokat, akinek kifogástalan, az emberi jogok és megfelelőségi szabályok tiszteletben tartásával kapcsolatos háttere. Biztosítjuk beszerzési láncunk tisztaságát, és figyelemmel kísérjük, hogy teljes működésünk megfeleljen a Kódexünknek.
Munkánk során kerüljük a politikai megnyilvánulásokat. A cég vezetése, dolgozói a HFC Expert Kft. képviseletében nem tehetnek politikai nyilatkozatot, és magánéletükben is kerülniük kell a szélsőséges eszmék megnyilvánulásait. A szélsőséges nézeteket hangoztató, a közösségi szabályokat semmibe vevő, a társadalmi normáktól súlyosan eltérő személyeket nem alkalmazunk.
1. Bevezetés
Ez a HFC Expert Kft. ETIKAI ÉS ÜZLETI MAGATARTÁSI KÓDEXE, amely tartalmazza etikai elkötelezettségünket, és útmutatóul szolgál valamennyi érintett számára a megfelelő üzleti magatartás kialakításához. Mi, a HFC Expert-nél elkötelezettek vagyunk a törvényes, etikus és átlátható üzletmenet iránt.
Ez a dokumentum érvényes a minden természetes és jogi személyre, aki a HFC Expert Kft. számára dolgozik (beleértve a vezető tisztségviselőket, igazgatókat, menedzsereket, munkavállalókat, ideiglenes, bérelt, gyakornok, alvállalkozó és tanácsadó munkaerőt is). Az Alvállalkozóként együttműködő szervezetek vezetői kötelesek biztosítani, hogy a munkavégzésük megfeleljen a HFC Expert Kft. etikai kódexében foglaltaknak.
A HFC Expert Kft. elvárja a munkatársától, hogy a munkával összefüggő minden ügyben pártatlan és őszinte legyen. Minden Dolgozó felel azért, hogy általánosan jóhiszeműen járjon el, és hogy ne tegyen semmi olyat, ami a munkakapcsolathoz szükséges bizalmat rombolja.
Vállalkozásunk sikere a munkavállalóinktól, vevőinktől és befektetőinktől kapott bizalom alapul. Az által nyerünk hitelességet, hogy ragaszkodunk a tisztességesség melletti elkötelezettségünkhöz, és hogy kizárólag etikus módon érjük el céljainkat. Minden Dolgozótól elvárt, hogy tartsa magát jelen Kódexhez mind szakmai, mind személyes magatartása során. Kezeljen mindenkit tisztelettel, őszintén és tisztességesen.
A HFC Expert Kft. folyamatosan nyitott minden kérdésre! Nem tűrünk semmilyen büntetést vagy megtorlást azzal szemben, aki jóhiszeműen jelent egy nem megfelelő viselkedést. Vezető tisztségviselőinknek és vezetőinknek kiemelt felelőssége van azért, hogy magatartásukkal is kifejezzék jelen Kódex fontosságát.
Vezető tisztségviselők és vezetők felelősek azért, hogy minden felmerült etikai kérdéssel vagy aggodalommal időben foglalkozzanak. A munkavállalók kötelesek együttműködni minden lehetséges vagy állítólagos etikai vétség kivizsgálásában. Kötelesek minden olyan eseményt amely veszélyezteti a Kódex alapelveinek megvalósulását. Ezeket az eseteket a HFC Expert Kft. keretein belül nyilvánosságra kell hozni és kezelni. Amennyiben az esemény súlya indokolja a HFC Expert Kft. hatókörén túlmutató megoldást, annak megvalósítása és felelőssége a cég mindenkori vezetőinek kötelessége, joga és felelőssége!
A Kódexnek nem megfelelő magatartás olyan vétségnek tekinthető, amely alapján fegyelmi (hátrányos jogkövetkezmény alkalmazására irányuló) eljárásnak lehet helye, és végső esetben a jogviszony megszüntetését is eredményezheti.
Elkötelezettek vagyunk azon erőfeszítések mellett, hogy értékeinket és normáinkat beszállítóink, alvállalkozóink, szolgáltatóink és partnereink teljes ellátási láncára alkalmazzuk.
Etikai alapelveink, értékeink
A HFC Expert Kft. központi értékei:
- Őszinteség
- Tisztességesség
- Szavahihetőség
- Mások tisztelete
- Másság tiszteletben tartása
- Felelősség
- Számonkérhetőség
- Megbízhatóság
- Törvénytisztelet
2. Etikai döntéshozatal
Az etikus viselkedés értékvezérelt döntéshozatalt jelent. A mennyiben az etikátlanság lehetősége felmerül, minden érintett, a szabályzat hatálya alá eső személy kötelessége mérlegelni, hogy az adott helyzetben mi a helyes eljárás. Néhány kulcskérdés az etikátlan, helytelen vagy törvénytelen helyzet azonosítására.
Kérdezze meg magától:
- Amit teszek legális?
- Összhangban van a vállalat értékeivel, etikájával?
- Megfelel a Kódexnek és más szabálynak/szabályzatnak?
- Tiszteletben tartom mások jogait?
- Hogy festene, ha a címlapokra kerülne?
- Hű vagyok ezzel a családomhoz, vállalatomhoz és magamhoz?
- Ez a helyes?
- Mit mondanék a gyermekemnek, mit tegyen ugyanebben a helyzetben?
- Megkértek olyasmire, hogy másként tüntessek fel valamilyen tényt, vagy hogy eltérjek a rendes folyamattól?
3. Jogszabályoknak való megfelelés
Tisztességesség melletti elkötelezettségünk a törvények és egyéb jogszabályok betartásával kezdődik. Ismerjük és betartjuk a törvényes üzletvitelhez szükséges jogszabályokat és szabályozásokat.
Betartjuk valamennyi érvényesen vállalt szerződéses kötelezettségünket, és nem élünk vissza jogainkkal.
Betartjuk a megbízásban és a technológiai utasításokban meghatározott eljárási rendet.
A hibákat javítjuk, és nem elkenjük! Cél a korrekt munkavégzés, még ha anyagi hátránnyal jár is!
Dolgozóinknak mindig be kell tartani minden jogszabályt és szabályzatot, beleértve a Kódexet, és biztosítaniuk kell az ennek megfelelő működést.
4. Fenntarthatóság: Emberek + Profit + Föld
Elkötelezettek vagyunk aziránt, hogy jelenlegi szükségleteinket a következő generációk lehetőségeinek veszélyeztetése nélkül elégítsük ki. Ezért a gazdasági, környezeti és társadalmi tényezőket együttesen vesszük figyelembe működésünk és üzleti döntéseink során.
5. Emberi jogok
Elkötelezettek vagyunk minden ember és közösség, akikkel kapcsolatba kerülünk munkánk során, méltósága és emberi jogainak tiszteletben tartása mellett. Semmilyen formában nem okozunk, illetve járulunk hozzá emberi jogi jogsértésekhez. Munkatársaink kötelesek mindenkit méltósággal, tisztelettel és törődéssel kezelni és megtartani emberi jogait.
6. Tisztességes foglalkoztatás és munkakörülmények
Elkötelezettek vagyunk a munkahelyi egyenlőség előmozdítása, valamint a jogszerű és tisztességes foglalkoztatási és javadalmazási gyakorlat megvalósítása iránt. Határozottan ellenezzük a gyermek, rabszolga vagy bármilyen formában kényszer-, kötelező, illetve megkötött munka mind közvetlen, mind közvetett alkalmazását. Elítéljük a jogellenes, tisztességtelen vagy etikátlan foglalkoztatás valamennyi formáját, amely kihasználja a munkaerőt, rombolja a társadalombiztosítási rendszert, vagy adóelkerülésre szolgál, így pl. a bejelentés nélküli vagy „szürke” munkát, illetve fizetések visszatartását.
Dolgozóink kötelesek tisztességes magatartást tanúsítani, kollégáikat és másokat teljes tisztelettel kezelni.
7. Diszkrimináció és zaklatás
Egyenlő esélyeket biztosítunk a foglalkoztatás során és nem tűrjük a diszkrimináció, a zaklatás vagy durva bánásmód bármely formáját. Bármilyen szakmai szempontból lényegtelen tulajdonságra vagy körülményre alapozott, így pl. nem, családi állapot, kor, nemzeti, társadalmi vagy etnikai hovatartozás, szín, vallási vagy politikai vélemény, fogyatékosság, szexuális irányultság, érdekképviseleti tagság, vagyoni, születési vagy más helyzet miatt közvetlen vagy közvetett megkülönböztetés nem megengedett. Bármilyen diszkriminatív magatartás, zaklatás, megfélemlítés vagy zsarnokoskodás tilos.
Minden Dolgozótól elvárt, hogy a legmagasabb szintű, kölcsönös tiszteleten alapuló viselkedési formákhoz tartsák magukat szóbeli és írásbeli kommunikációjuk során, és tartózkodjanak minden zaklatástól, rágalmazástól vagy bármilyen olyan magatartástól, amit mások erőszakosnak, megfélemlítőnek, megalázónak vagy sértőnek tekinthetnek. Az ettől eltérő magatartás nem megengedhető a cégen belül, és a magánéletben sem.
8. Egészség, Biztonság és környezetvédelem
Tiszta, biztonságos és egészséges munkakörnyezetet biztosítunk, és elkötelezettek vagyunk az egészséges környezet fenntartása iránt. Célunk a tevékenységünk természetes környezetre gyakorolt hatásaink, lehető legkisebb mértékűre csökkentése. Erőfeszítéseket teszünk, hogy csökkentsük a véges erőforrások, mint az energia és a víz felhasználását, valamin a káros anyagok, mint például a hulladék kibocsátását.
Valamennyi dolgozónak mindig be kell tartania minden vonatkozó egészség, biztonság és környezetvédelmi jogszabályt, szabályzatot és szabályt.
9. Tisztességes verseny és üzleti működés
Partnereinkkel való együttműködésünk bizalomra és a versenyjognak megfelelő kölcsönös előnyökre épül. Elkötelezettek vagyunk az etikus és tisztességes verseny iránt, miként termékeinket és szolgáltatásainkat minőségük, alkalmasságuk és versenyképes áruk alapján értékesítjük. Önálló árképzési és értékesítési döntéseket hozunk, és tiltott módon nem működünk együtt, illetve nem hangoljuk össze a működésünket versenytársakkal. Tartózkodunk a versenyt vagy partnereink jó hírét, illetve a versenytársaink hitelességét sértő magatartásoktól.
Nem kínálunk, és nem kérünk jogellenes kifizetéseket vagy szívességeket, nem veszünk részt olyan jogellenes megállapodásokban, amely bizonyos vevők kizárására irányul. Elkötelezettek vagyunk viszont valamennyi alkalmazandó kereskedelmi szabályozás, korlátozás, szankció és import-export embargó betartása mellett.
Nem engedjük a tisztességes versenyt sértő magatartásokat a versenytárgyalások, tenderek során.
Nem tartjuk vissza rosszhiszeműen, jogellenesen vagy indokolatlanul a partnereinknek járó kifizetéseket, és az ilyen gyakorlatot nem engedjük ellátási láncunkban. Küzdünk a „lánctartozások” etikátlan gyakorlata ellen.
Minden dolgozó felelős a tisztességes üzleti gyakorlat biztosításáért munkája során, és azért hogy betartson minden versenyjogi, fogyasztóvédelmi és reklám szabályt. A vevőket és üzleti partnereket minden esetben tisztességesen és egyenlően kell kezelni, a termékeket és szolgáltatásokat tisztességes és pontos tájékoztatással kell megjeleníteni (tisztességes marketing és reklám), és valamennyi lényeges információt meg kell osztani.
10. Anti-korrupció
Határozottan elítéljük, és nem tűrjük a korrupció minden formáját. Bármilyen üzletszerzési célból tilos közvetlenül vagy közvetetten ajánlani, ígérni, adni, kérni vagy elfogadni bármilyen tisztességtelen előnyt vagy juttatást. A tisztességtelen előny vagy juttatás lehet akár pénz, vagy készpénz helyettesesítő (pl. utalvány), ajándék, hitelkeret, árengedmény, utazás, személyes előny, szállás vagy szolgáltatás. Rendes eljárások biztosítása vagy felgyorsítása érdekében nem engedjük csúszópénzek (vagy „kenőpénz”) juttatását sem hivatalos személyeknek sem gazdasági szereplők alkalmazottainak. A korrupció magában foglalja a befolyással üzérkedést is, ha valaki azt a látszatot kelti, hogy egy döntéshozót tisztességtelenül befolyásol.
A korrupció akár üzletszerzési célból, akár más gazdasági előny megszerzése céljából súlyos visszaélésnek minősül. Ugyanígy a vesztegetés elfogadása vagy annak megengedése, hogy más vesztegetést fogadjon el, súlyos vétség. Személyzetünknek el kell tudnia számolni minden előnnyel, amit az üzleti tevékenység során szerzett, és tilos bármilyen vesztegetést, ügymenet könnyítő támogatást adnia vagy elfogadnia, vagy bármely más korrupt módon viselkednie.
11. Ajándékok és vendéglátás
El kell kerülni minden olyan magatartást, ami azt a látszatot keltheti, hogy személyes előnyökért cserébe kivételes elbánást keresünk, kapunk vagy adunk.
Üzleti udvariasságok vagy kedvességek lehetnek a logózott ajándékok, szívességek, étkezések, italok, szórakozás vagy más előnyök egy személytől vagy vállalattól, akivel üzleti kapcsolatban állunk vagy ezt állhatunk. Nem adunk, és nem fogadunk el olyasmit, ami tisztességtelen üzleti ösztönzőnek minősül, ésszerűen ilyennek látszik, vagy valamely jogszabályba, szabályzatba, elvbe ütközik, vagy egyébként zavarba ejtő/kellemetlen helyzetet eredményez. Dolgozónk soha nem használhat személyes forrásokat olyasmire, amit vállalati forrásokból sem lehetne megtenni.
Szokásos és a piac ésszerű etikai elveinek megfelelő, alkalmi ajándékokat vagy vendéglátást felajánlhatunk és elfogadhatunk, ha nem eltúlzott, nem mutat gyakoriságot, és nem kelti azt a benyomást, hogy üzleti döntések befolyásolására szolgál. Csak alacsony értékű, jelentéktelen ajándékokat lehet elfogadni. Minden más ajándékot udvariasan vissza kell utasítani, vagy ha küldeményként érkezett, vissza kell küldeni. Ha a visszaküldés nem lehetséges, jótékonysági vagy közösségi célra kell felajánlani. Az ajándékozó, illetve a megajándékozott személy felelőssége mérlegelni, hogy egy ajándék megfelelő-e. A nem visszaadható vagy azonosíthatatlan ajándékok jótékonysági, vagy közösségi felhasználásáról jegyzőkönyvet kell felvenni, melyben rögzíteni kell a felhasználás módját és tényét. Az egyes estekben a dokumentálás annak a felelőssége, akire az ajándékozás irányul.
12. Vagyonvédelem és vállalati eszközök megfelelő használata
Felelősek vagyunk a vállalat erőforrásainak biztonságáért, a megbízóink által biztosított eszközök, anyagok felhasználásáért és megóvásáért, védelméért és gazdaságos használatáért. Erőforrásaink, így az idő, anyagok, felszerelések és információ, csak jogszerű üzleti célra használható. Alkalomszerű magánhasználat megengedhető, ha az nem jogellenes, és ha nem befolyásolja a teljesítményt vagy rombolja a munkamorált.
Valamennyi dolgozó köteles betartani a biztonsági intézkedéseket, és mind a materiális, mind az immateriális vállalati vagyont tisztelettel kezelni, azzal nem élhet vissza, és nem kezelheti hanyagul.
13. Bizalmasság, információ biztonság, üzleti titok és szellemi tulajdon védelem
Elkötelezettek vagyunk az üzleti információk teljességének, bizalmasságának és hozzáférhetőségének biztosítása iránt, ezért megfelelő technikai biztonsági megoldásokat alkalmazunk, aminek fenntartása minden személyzet kötelessége. Az üzleti titok magában foglal minden olyan információt, ami még nem került nyilvánosságra, és káros lenne a vállalat vagy vevői, üzleti partnerei számára, ha illetéktelenek számára hozzáférhetővé válna. Minden személyzet köteles az ilyen információt bizalmasan kezelni. Ez magában foglalja azt is, hogy senki sem kereskedhet egy értékpapírral, amíg olyan nem publikus információ birtokában van, ami hatással lehet az értékpapír árfolyamára, illetve ilyen információt nem oszthat meg másokkal. Valamennyi információbiztonságot szolgáló szabályt mindig be kell tartani.
Tiszteletben tartjuk mások szellemi tulajdonát. Helytelen eszközökkel nem szerzünk, meg és nem törekszünk megszerezni üzleti titkokat vagy más védett vagy bizalmas információt. Nem veszünk részt védett szellemi tulajdon engedély nélküli használatában, másolásában, terjesztésben vagy megváltoztatásában.
Megvédjük a HFC Expert Kft. tulajdonában lévő oltalommal védett, vagy nem védett szabadalmak, technikai fogások és eljárások titkosságát és zártkörű felhasználását, amely a munkavégzésünk során gyakorlatként kialakult, vagy kidolgozásra került.
Minden az Etikai kódex hatálya alá eső személynek, tartózkodnia kell a HFC Expert Kft. belső működéséről, eljárásairól való nyilatkozat tételtől akár üzleti, akár magán fórumokon. Kerülni kell, hogy a céget rossz, vagy akár eltúlzottan jó színben tüntessék fel.
14. Számvitel, valós beszámolás és pénzügyi integritás
Könyvelésünket, nyilvántartásainkat, számláinkat és pénzügyi jelentéseinket kellő részletességgel, valósághűen, tranzakcióinkat megfelelően tükröző módon vezetjük, illetve állítjuk össze. Elítéljük a pénzmosás valamennyi formáját, így elkötelezettek vagyunk az iránt, hogy csak olyan partnerekkel lépjünk gazdasági kapcsolatba, akik törvényes forrásokból jogszerű üzleti tevékenységet végeznek.
Elkötelezzük magunkat a tisztességes adózás mellett, és tartózkodunk minden adóelkerülő gyakorlattól, mint pl. a nyugta- vagy számlaadási kötelezettség elmulasztásától vagy valótlan községszámlák elszámolásától.
Valamennyi személyzet köteles betartani minden számviteli eljárást, és biztosítani gazdasági események megfelelő rögzítését és dokumentálását, valamint gondoskodni arról, hogy a közölt pénzügyi beszámolók teljesek, őszinték, pontosak, időszerűek és érthetőek. Tilos a könyvvizsgálat vagy bármely számviteli ellenőrzés tisztességtelen befolyásolása, manipulálása vagy félrevezetése.
15. Csalás megelőzés
A csalás vagy csalárd – azaz becsapásra, lopásra, megtévesztésre vagy hazugságra irányuló – magatartás etikátlan és az esetek többségében büntetendő. A csalás minden formája, ideértve pl. valótlan községelszámolás, tanúsítványok vagy pénzügyi iratok hamisítása vagy megváltoztatása, vállalati eszközökkel visszaélés vagy eszközök eltulajdonítása, valótlan bejegyzés tétele pénzügyi vagy nem pénzügyi nyilvántartásban vagy jelentésben, tilos.
16. Összeférhetetlenség
Döntéseinknek objektív és tisztességes mérlegelésen kell alapulnia, és el kell kerülni a tisztességtelen befolyásolás lehetőségét. Az „összeférhetetlenség” akkor alakulhat ki, ha egy munkavállaló személyes érdeke (ami lehet pl. politikai, közszereplői, baráti vagy családi kapcsolatokkal, egy vevővel, versenytárssal, beszállítóval vagy alvállalkozóval fennálló viszonnyal összefüggő) összeütközésbe kerül, vagy potenciálisan összeütközésbe kerülhet a HFC Expert Kft. érdekeivel. Annak megítélése, hogy fennáll-e összeférhetetlenség, sokszor nem könnyű, ezért mindenkinek, akinek összeférhetetlenséggel kapcsolatos kérdése merül fel, konzultálnia kell a vezetőséggel.
Összeférhetetlenség eredhet például az alábbi helyzetekből:
- Munkaviszony (saját másodállás vagy családtag munkaviszonya) vagy gazdasági kapcsolat egy meglévő vagy potenciális vevővel, versenytárssal beszállítóval vagy alvállalkozóval.
- Politikai elköteleződés. Támogatóként történő megjelenés, szponzoráció, vagy társadalmi munka.
- Családtagok vagy közeli kapcsolatban álló személyek alkalmazása vagy felügyelete.
- Igazgatósági vagy más testületi tagság másik gazdasági társaságnál vagy egyéb szervezetnél.
- Jelentős befektetés vagy érdekeltség vevő, versenytárs, beszállító vagy alvállalkozó vállalkozásában.
- Személyes érdekeltség, juttatás vagy potenciális személyes haszon egy vállalati tranzakcióhoz kapcsolódóan.
Ha munkatársak személyes kapcsolatba kerülnek egymással, a magasabb beosztású munkatárs felelőssége, hogy ezt a vezetője tudomására hozza, és hogy meggyőződjön róla, hogy nem áll fenn összeférhetetlenség.
17. Adatvédelem, személyes adatok védelme
Tiszteletben tartjuk mindenki személyiségi jogait és elismerjük vevőink, munkavállalóink és egyéb természetes személyek azon igényét, hogy biztosak lehessenek abban, hogy személyes adataikat megfelelően, kizárólag jogszerű üzleti célból kezelik. Elkötelezettek vagyunk az adatvédelmi jogszabályoknak való megfelelés iránt. Kizárólag olyan személyes adatokat szerzünk meg és kezelünk, ami szükséges, és megfelelő tájékoztatást adunk az érintetteknek e tevékenységekről. Megfelelő információbiztonsági intézkedésekkel biztosítjuk a személyes adatok bizalmasságát, teljességét és hozzáférhetőségét.
Dolgozóink kötelesek követni a vonatkozó jogszabályi elvárásokat, megfelelő gyakorlatokat alkalmazni, valamint betartani az adatkezelés és feldolgozás törvényességét biztosító eljárásokat. Az etikai kódexben foglalt alapelvek, minden Alvállalkozói, – vállalkozói,- és munkaszerződésbe bekerülnek. Betartásáért minden érintett fél felelős.
Személyzetünk köteles követni a vonatkozó jogszabályi elvárásokat, megfelelő gyakorlatokat alkalmazni, valamint betartani az adatkezelés és feldolgozás törvényességét biztosító eljárásokat. Az etikai kódexben foglalt alapelvek, minden Alvállalkozói, – vállalkozói,- és munkaszerződésbe bekerülnek. Betartásáért minden érintett fél felelős.